職員の人手不足で落とし物管理が負担に　エクセルと紙の二重管理が手間

find導入前の課題を教えてください

近畿大学学生部では、すべての学生が安定した学生生活を送るとともに、より意欲的に学業や課外活動に取り組めるよう、学生の皆さんをサポートしています。
主な業務内容は、奨学金受給、課外活動、学生証や通学証明書の発行、遺失物・拾得物の取り扱い、各種傷害保険や医療保険に関することなど多岐にわたります。年々やるべき業務が増えているのですが、部署の職員の人数は減っており、人手不足の状況でした。
そんな中、近畿大学の東大阪キャンパスでは、落とし物が月平均約600個、学生が増える春や長期休暇明けは月に1,000件ほど届けられています。これらは事務室内で保管され、学生からの問合せに対して職員が窓口、電話で対応していましたが、業務の負担になっていました。
窓口には講義の休み時間の15分間でドッと学生が来るので、職員が他の業務をストップして対応する状況でした。時間帯によっては業務の8割9割を落とし物の対応に割いているような状況でした。

落とし物の情報の管理はエクセルと紙を併用していて、エクセルは最終的に警察に提出するために、紙は学生部で管理するために記入するのですが、記載内容は重複していて二重管理の無駄が発生していました。
エクセルだと同時に複数人で記入・管理ができませんし、落とし物の情報をテキストで管理すると、落とし物の記載方法が職員ごとに異なるので検索に時間がかかってしまい、学生にすぐに返却できず対応が遅くなる事例も少なからずありました。

落とし物に特化したfindを評価　本質的な業務に集中するための投資

findを選んだ理由を教えてください

遺失物管理システムを2つほど比較し、findに決めました。
落とし物の管理に特化したシステムである点を評価したからです。クラウド上で情報を管理できるので複数名がアクセスできますし、落とし物の画像登録ができるので検索性が高いと判断しました。
加えて将来的には、findを導入している他の企業・施設とデータが繋がり、横断検索ができるようになる点も大きかったですね。将来的なビジョンに賛同しました。

システム導入の費用対効果は「費用」をどう捉えるかです。findを導入することによって、最終的に人手が1名削減できれば十分ペイするだろうという考えです。
そもそも、本来職員がやるべき業務が何なのかを考えた時に、落とし物の業務は作業でしかありません。大学としては、近畿大学で働いている職員には自分の頭を使って課題解決することに時間をかけて欲しい。そう考えた時に、十分に費用対効果があると判断しました。
システムや仕組みに投資をして、本来のやるべき業務をやろうということです。

エクセルと紙の二重管理を廃止しfindで情報を一元管理

現在はどのようにお使いいただいていますか？

落とし物の管理自体を大きく変え、エクセルと紙の二重管理を止めて、findでの一元管理に統一しました。
findの利点として、1つ目はクラウド上で情報を管理するので、アカウントをもっている全員が情報にアクセスできること。2つ目は落とし物管理のステータス管理が非常にスムーズであることです。例えば以前は一つずつスタンプを押して記載する流れだったのですが、カーソルを変えるだけで受付完了にできたり、問合せ対応中であることが一目で見やすくなったりした点が大きく変わったと思います。

システム導入の最初に1時間レクチャーを受けたので、不安はありませんでした。また仮運用の期間を設け、その中でほとんど全員が使えるようになりました。マニュアルもありましたので、操作性に関する不安はなかったと思います。
運用開始後も、当初は2週間に1回、今は1ヶ月に1回findとミーティングを行い、改善して欲しいことや疑問に思ったことを解決できる点も助かっています。

落とし物の登録業務が8割削減　職員が減っても業務が回っている

find導入の成果を教えてください

2025年4月から職員の人数が1人減ったのですが、それでも業務が回っているのでfindの導入効果を感じています。人の入れ替わりがあり新しい職員も入っていますが、業務で大きな支障は感じていません。
落とし物の管理で楽になったと感じるのは、やはり登録の時間が削減された点です。findに落とし物の情報を登録する際に、写真を撮ればほとんど全ての情報が自動で入力されるので、あとは拾得した場所の選択や記名情報を打ち込むだけで済み、かなり業務が改善されたと思っています。1つの落とし物を登録するのに以前なら30秒はかかっていたのですが、今は5秒ぐらいで終わります。それが5個、10個になればもう明らかに以前とは負担が変わってきます。
あとは、クラウド上で情報を管理できるので、落とし物の問合せ窓口に学生が複数名訪ねてきた時に同時に対応できます。落とし物の画像情報があるため検索しやすく、確実に返却のスピードも上がっています。
警察へ提出する届出書類がfindから簡単に出力できるようになったのも便利になった点です。

落とし物センターを新設　障害者の雇用創出で社会貢献を

今後の展望を教えてください

findの導入が軌道に乗ったので、落とし物の管理業務を独立させて「落とし物センター」を学内に新設する予定です。そこで障害者の方に業務委託で落とし物の対応をしていただこうと考えています。落とし物の返却の最終確認は職員が行いますが、人手が不足している部としてはすごく助かりますし、障害者の雇用創出に繋がれば社会貢献にもなると思います。

また、希望としては警察署にfindを導入いただけると嬉しいですね。現状学外で学生証の落とし物があった際は、多くは警察署に届けられて警察から入電があるのですが、警察署にfindが導入されればそこで保管・照合が完結するので、電話でのやり取りもなくなるはずです。
そして、将来的には鉄道会社など他のfind導入施設と横断で落とし物情報が繋がっていくと良いですね。近畿大学の学生の落とし物がどこの施設で拾得・保管されても、横断で検索できれば落とし物が見つかりやすくなりますから。